Zelf beslissen geeft sterke teams

 In Geen categorie

Beslissingen bepalen je toekomst en het resultaat. Dat geldt ook voor teams. HOE je beslissingen neemt heeft veel invloed op je resultaten. In deze Seaman’s Story vertel ik over een opzet voor besluitvorming, welke mooie resultaten dat heeft opgeleverd en welke factoren van belang zijn.

Het programma moest een nieuw stuk wetgeving implementeren in een organisatie. Dit raakte het dagelijks werk in alle onderdelen van de organisatie. Het ging om meer dan 1.000 mensen. Ik was programmamanager en had een team van 40 mensen in 8 werkgroepen. Ook was er een externe leverancier. Iedere werkgroep had een teamleider. De 8 teamleiders (incl. externe leverancier) en ik waren bezig met het leiden van het programma.

Iedere week was er het programma-overleg. De agenda was vrijwel altijd gevuld met onderwerpen over de afstemming. De afstemming met de ICT, de afstemming met commercie, de financiële afdeling etc. Ook de onderlinge afstemming en samenwerking in het team was wekelijks een terugkerend item.

Nu wordt er veel gesproken over besluitvormingsoverleg. Ook in dit team is dat een onderwerp geweest. Zo was er een keer de opmerking van “ik weet niet wat ik hier kom doen”. Meerdere teamleden dachten dat het teamoverleg bedoeld was om besluiten te nemen en wat ze nu meemaakten was het tegenovergestelde. Praktisch werden echter in het overleg geen besluiten genomen. Dit was bewust.

In het overleg kwamen voortdurend aspecten aan de orde over de onderlinge afstemming. Denk aan:

  • Hoever ben jij?
  • Wat loopt er niet lekker?
  • Waar zijn handjes nodig?
  • Krijgen we dat waar we om gevraagd hebben?
  • Past wat we krijgen bij de verwachtingen?
  • En nog heel veel meer van deze vragen

Zorgen die allemaal als bron menselijke aspecten hebben, bijv.:

  • Trap ik niet in m’n valkuil door te veel te drammen?
  • Komt mijn vakantie niet in gevaar?
  • Irritatie vanuit “Nu heeft die kerel weer wat gedaan waar ik het niet mee eens ben”
  • Ik heb een conflict met de commercie, wat moet ik doen? Want ik ben niet zo’n snelle prater

Al die vragen hebben te maken met lekker in je vel zitten, lekker werken, lekker samen de schouders eronder zetten.

Juist door zo aan de slag te gaan, ontstond er een band, er kwam vertrouwen naar elkaar. Ook ving men elkaar op. Eigenlijk heb ik in het traject helemaal geen conflicten gehad in mijn team, omdat we zo open en integer met elkaar om zijn gegaan.

Werden er dan helemaal geen besluiten genomen? Natuurlijk wel. Wat er gebeurde was, dat de teamleiders zelf de beslissingen namen. Vaak tijdens een bila met mij. Dus niet tijdens het teamoverleg. Basis voor die beslissingen waren mijn vragen:

  • Met wie in de organisatie heb je afgestemd?
  • Hoe lang heb je mensen gesproken?
  • Hoe was hun betrokkenheid?
  • Hoe werd die afstemming gezien? (als een motje of als hè hè eindelijk wordt er naar ons geluisterd of …)

Wat er daarna gebeurde was, dat ik af en toe naging of die afstemming echt was geweest en of alles naar tevredenheid was verlopen. Ik heb niet één keer meegemaakt dat ik iemand heb moeten terugfluiten.

Het programma is uitgevoerd in 9 maanden terwijl er 18 maanden voor stond. Wat waren de belangrijkste redenen hiervoor?

  • Ik vertrouwde de mensen in het team op hun kennis en kunde;
  • Ik heb ze de verantwoordelijkheid gegeven zelf te staan voor de resultaten die zij opleverden met hun werkgroepen. Zij voelden en wilden die verantwoordelijkheid;
  • Door het teamoverleg was er sprake van een uitwisseling en afstemming van de resultaten van de verschillende werkgroepen;
  • Door het teamoverleg op deze wijze te doen groeide het besef dat de teamleden (incl. ikzelf) verantwoordelijk zijn voor de samenwerking.

Natuurlijk zijn er verschillen in mensen. De een neemt makkelijker verantwoordelijkheid dan de ander en komt andere knelpunten tegen. Dan coach ik hen om te zorgen dat ze in de flow komen en zelf dingen durven doen.

Een mooie manier van werken; samen stevige resultaten neerzetten.

Recent Posts

Leave a Comment

Nieuwsgierig geworden?

Wilt u geïnformeerd blijven? Laat dan hier uw gegevens achter. Dan houden wij u maandelijks op de hoogte met onze informatiebulletin t.w. “de Stroomversnelling”