Er wordt wat papier verslonden met verandervoorstellen, plannen van aanpak, beleidsnotities. Allen de vraag is wat die nu eigenlijk uithalen. Worden ze wel gelezen? Wordt er wel bereikt wat ermee bedoeld wordt? Hierna wat tips om te bereiken dat meer mensen je verandervoorstel zouden kunnen gaan lezen.
Voor wie doen we het eigenlijk?
Managers, eindgebruikers, de deskundigen halen er soms wel wát uit, maar bijna alle relevante informatie is eigenlijk al bij de direct betrokkenen bekend. Een enkele keer haalt een kwaliteitsdeskundige die niet direct betrokken is, een nieuwswaardig feit uit het voorstel. Echter het is veelzeggend dat zelfs de echte experts belangrijke feiten in het voorstel over het hoofd zien. Die komen praktisch meestal aan de orde als in een overleg het voorstel wordt besproken.
Misleidende cijfers
Is dan al die moeite voor nop. Dat zou toch zonde zijn. Want er zit een hoop tijd, geld en moeite in al die prachtige verandervoorstellen, plannen van aanpak, beleidsnota’s stategiën etc.
5 tips
Hoe kunnen bedrijven en organisaties zorgen dat inhoud van hun verandervoorstellen beter gelezen wordt? Daarvoor geef ik hieronder vijf tips.
- Knip het voorstel op
Papieren voorstellen zijn uiterst zeldzaam geworden. Alleen we doen in de praktijk nog steeds iets dat er veel op lijkt: op een verborgen plek op de interne website plaatsen we een pdf van het voorstel. Dat komt natuurlijk eigenlijk op hetzelfde neer.
Selecteer de relevante informatie
Poets die op tot pareltjes. Maak filmpjes, banners, interviews met goede fotografie! Over je strategie, de inrichtingsfactoren. Draagt het bij aan duurzaamheid en natuurlijk de cijfers, minder kosten, verbetering marges, hogere opbrengsten, verbeterde werkgelegenheid. En deel een en ander via zoveel mogelijk kanalen, social media voorop. Maak ze zó toegankelijk dat medewerkers ze kunnen gebruiken in hun presentaties. Laat hen zelf kunnen selecteren wat ze interessant vinden en dat downloaden voor eigen gebruik.
- Creëer een speciaal platform
Om echt online te werken, is het het makkelijkst als je een aparte database of online omgeving inricht waar alle content wordt verzameld en bijgehouden. Deze omgeving is de basis voor alle (strategische) publicaties over je bedrijf, dus ook verandervoorstellen.
Strategische & actuele informatie
Op dit platform kun je alle relevante informatie over je bedrijf plaatsen. Dus niet alleen verandervoorstellen en interessante onderdelen daarvan. Maar ook andere interessante strategische informatie, beleidsvoornemens, OR-verslagen. En houd het platform actueel. Voorbeelden van organisaties die zo’n platform hebben zijn Alliander, ABN AMRO, NS en Dell. Het platform van NS is niet alleen schitterend vormgegeven, maar ook interactief: bezoekers geven op de homepage aan waarvoor ze komen of waarin ze geïnteresseerd zijn. Ze krijgen vervolgens die informatie die voor hen relevant is.
- Werk toe naar realtime reporting
Een flink aantal gegevens over het veranderproces en het -voorstel kan veel vaker ververst worden. Die informatie is niet alleen actueel, maar het genereert ook veel meer traffic naar het platform.
Frequentie
Hoe vaak ververs je welke gegevens? Dat hangt natuurlijk sterk af van het veranderproces en wat daar gebeurt en daarin wordt besloten. Met name informatie die betrekking heeft over de mogelijke veranderingen in het dagelijks werk van mensen is bijzonder belangrijk. Zorg er wel voor dat die informatie is goedgekeurd door het betrokken management. Immers die informatie mag geen verwarring scheppen.
Realtime
Voer je het nog verder op, dan wordt het verandervoorstel langzaam maar zeker een dashboard vol parameters die voortdurend veranderen. Actuele gegevens zijn natuurlijk veel relevanter voor alle betrokkenen, dus zowel management als in de uitvoering.
- Overweeg externe verificatie van je voorstel
Een second opinion op het verandervoorstel met veel impact op het dagelijks werk in de organisatie is geen overbodige luxe. Twee weten er meer dan één. Belangrijk is wel dat de externe verificatie gebeurt door mensen die het vertrouwen hebben van mensen die in de uitvoeringsprocessen werken. Het okay van de OR kan dat vertrouwen geven. Op deze wijze is het voor de vuist weg roepen dat de verandering zo noodzakelijk is, of dat de organisatie zo goed bezig is voor haar personeel, verhinderd. Het geeft het verandervoorstel een extra legitimiteit. Iedere bewering is ontdaan van “gebakken lucht”.
Verbetering interne processen
Organisaties kunnen de neiging hebben na een aantal jaren die second opnion op belangrijke verandervoorstellen te stoppen. Er zou sprake kunnen zijn van dat de interne processen verbeterd zijn en de organisatie nu ook weet hoe het moet worden aangepakt. Echter er verandert zoveel in deze wereld dat interne mensen al dat nieuwe praktisch niet kunnen bijhouden. Blijf ermee doorgaan en laat die second opinion bij die externen.
- Vertel pakkende verhalen
Al die feiten, financiële gegevens, uitleg over de strategie, duurzaamheid en doelstellingen: ze zijn allemaal belangrijk. Maar een verandervoorstel gaat pas echt leven door als je die feiten en cijfers ook kunt laten zien en voelen, in pakkende verhalen.
Breng reportages en interviews (en graag met mooi beeldmateriaal) die aantonen hoe het verandervoorstel mensen kunnen raken: zowel de klant als de eigen mensen. Ga op bezoek bij klanten of projecten en geef zo handen en voeten aan de ware bedoelingen van de verandering.
Heb jij andere tips om het effect van je verandervoorstel te vergroten? Laat het dan gerust weten aan Roland.
