Mijn, deze dus, blog heeft als insteek de projectmanager. Echter lees daarvoor ook ‘ieder mens’ of ‘coach’ of ‘change manager’ of ‘ouder’ of ‘manager’ of ‘opa’ of ‘directeur’ of ‘arts’ of ……..

Nu de blog

De meeste projectmanagers vinden afwijzingen bijzonder vervelend. Bij sommigen gaat het zelfs zover dat zij zich diep gekwetst voelen. Er zijn ook projectmanagers die om de hete brij blijven heen draaien. Hun adagium zou kunnen zijn: rekken en er bij blijven. Misschien wordt het ooit nog wat. Gelukkig zijn er betere, en vooral effectievere opties.

Allereerst: als een projectmanager het niet kan verkroppen dat er weerstanden zijn of sterker dat men hem afwijst, dan heeft hij een heel interessant beroep gekozen! Afwijzingen horen bij het managen van projecten. U kunt niet altijd winnen en vooral, wees niet vooral blij met een dooie mus.

Afwijzingen hebben twee oorzaken
De tegenpartij, bijv. het teamlid, de business wijst het projectvoorstel af. Velen haasten zich om er vervolgens zalvend aan toe te voegen: ‘Maar natuurlijk gaat het niet om de projectmanager!’ Echter, ga en nou maar vanuit dat dat vermoedelijk in verreweg de meeste gevallen de belangrijkste oorzaak van de afwijzing is.

Maar afwijzingen kunnen uiteraard ook heel erg persoonlijk zijn. Er is gewoon geen ‘klik’ tussen het teamlid, de business en projectmanager. Of nog erger: de andere partij vindt de projectmanager onsympathiek en wil geen zaken met hem of haar doen.

Is dat een klap voor het ego van de projectmanager?
Als een projectmanager enige realiteitszin heeft, natuurlijk niet. Want u mag gewoon niet verwachten dat iedereen u leuk en aardig vindt. Gekscherend zou je er nog aan kunnen toevoegen: een persoonlijke afwijzing zegt meer over de persoon die afwijst, dan over het lijdend voorwerp. Overigens zullen de meeste mensen uit het betreffende team of de business dit niet laten blijken en de een of andere smoes verzinnen.

Projectmanagers moeten zich natuurlijk wel zorgen gaan maken als zij bovengemiddeld vaak worden afgewezen. Dan is er wellicht toch iets mis met hun houding of manier van opereren.

Tip. Blijf vooral uw aimabele zelf! Wees MENS, in organisaties professioneel en vooral mensgericht. Kwaad worden is echt uit den boze.  Daarmee gooit een projectmanager zijn eigen glazen (voor de toekomst) in.

Elk nadeel heeft zijn voordeel
Gelukkig is het niet uitsluitend rampspoed wat de klok slaat. Een projectmanager kan een afwijzing in zijn voordeel gebruiken. Hoe? Nou afgewezen worden is vervelend. Maar afwijzen is voor de meeste mensen ook allesbehalve een lolletje. Veel mensen vinden het bijzonder vervelend om tegen iemand te moeten zeggen:

‘Ik wil niet met jou in samen met dit project aan de slag!’

En dus verzinnen ze allerlei uitvluchten. U kent ze wel: ‘Het is kost nu teveel tijd’ of ‘ik moet er nog eventjes over nadenken’. Verstandige projectmanagers vragen aan het einde van hun gesprekken over het project altijd om de een of andere toezegging. Stel hun gesprekspartner zegt:

‘Ik moet dit nog met mijn managementteam bespreken, u hoort van ons!’

De meeste projectmanagers gaan hiermee spoorslags akkoord. Want (geweldig) het lijkt alsof er een kans is op succes. Verstandige projectmanagers laten het er niet bij zitten en gaan bijvoorbeeld verder met:

‘Mag ik u vragen, stel dat u alleen hierover zou moeten beslissen, hoe zou uw oordeel dan uitpakken?’

Daarna gaan de kaken stijf op elkaar en let de projectmanager vooral op de lichaamstaal van zijn gesprekspartner. Als die enthousiast reageert staat de zaak er inderdaad goed voor en kan de projectmanager vragen welke vervolgstappen de klant gaat ondernemen.

Maar wanneer de reactie terughoudend is, doet de projectmanager er goed aan om te zeggen: ‘Ik merk dat u twijfelt, kunt u aangeven waar uw twijfel zit?’ Wie weet komt er dan alsnog belangrijke informatie boven tafel.

Is de reactie min of meer afwijzend?
Dan vraagt de projectmanager simpel: ‘Heeft het nog wel zin om hiermee door te gaan?’ (weer kaken op elkaar). Is het antwoord negatief? Dan is het winst. Winst? Ja, want dan blijft de projectmanager niet als een zombie achter een illusie aanlopen, zoals in de praktijk maar al te vaak gebeurt.

De moraal van het verhaal is: door concrete toezeggingen te vragen krijgt de projectmanager een beter beeld van zijn kansen. Wellicht krijgt hij daardoor alsnog eventuele achterliggende bezwaren boven tafel. In het andere geval maakt hij zichzelf niet blij met een dooie mus en gaat op zoek naar nieuwe klanten, die wel in de positie verkeren om zaken met hem te doen.

Dank Michel