Nu ben je bezig in een veranderproces. Je bent lid van het projectteam. Zeer regelmatig heb jij e-mail contact met de lijnorganisatie. Vaak zit die lijnorganisatie niet op jou te wachten. Dus ook niet op jouw e-mails. Dus wil jouw e-mail communicatie een beetje effectief zijn, deze post.

Maak jij een e-mail, dan vind jij het belangrijk dat die e-mail wordt opgesteld en je vindt die inhoud belangrijk.

Alleen

Hoeveel e-mails ontvang jij dagelijks? Een paar? Enkele tientallen? Of nog meer?

De meeste mensen ontvangen meer e-mails dan ze lief is. En dus… bekijken ze elke nieuwe e-mail heel kort en bepalen binnen een oogwenk wat ze er mee doen. Gaan ze de mail lezen? Of verdwijnt de e-mail linea recta in de elektronische prullenbak?

Om in te kunnen schatten wat er met jouw e-mail gebeurt, is het noodzakelijk om te weten hoe mensen naar hun e-mails kijken. Dat werkt globaal als volgt. Ze scannen mails op de volgende kenmerken:

• Wat is het onderwerp
• Wie schrijft het
• Lekker leesbaar.

Het onderwerp

Wat je in de onderwerpregel schrijft, bepaalt voor een belangrijk deel of mensen een bericht lezen of negeren. Die regel vormt de eerste (en soms de enige) indruk. Alle reden dus om er extra aandacht aan te besteden en goed na te denken alvorens je de e-mail verstuurd. In de praktijk valt dat nogal eens tegen.

Kort geleden ontving ik een e-mail met de volgende onderwerpregel:

Bezoek de activiteiten dag van Intermetzo dit weekend

Dit zegt me totaal niets. Wat (of wie?) is Intermetzo? Geen idee. En waarom zou ik die in het weekend moeten bezoeken? Dat is niet meteen duidelijk. Kortom: de vraag ‘wat heb ik er aan’ blijft in de lucht hangen.

Oh ja, ‘activiteiten dag’ is verkeerd gespeld. Het is één woord: activiteitendag

Het is een samenstelling van twee woorden: activiteiten+dag. Dat schrijf je altijd aanelkaar. Dus zonder spatie.

NB

Spaties worden steeds vaker verkeerd gebruikt. Dat irriteert! En bevordert dat de mail in de prullenbak verdwijnt! Meer weten? Er is zelfs een echte website aan gewijd: van spaties steeds vaker. Het is fout! Er is zelfs een heuse website aan gewijd. Lees hier meer: https://www.spatiegebruik.nl/regels.html.

Oh ja, ook Word heeft een spellingscontrole!

Ook bij het beantwoorden van e-mails gaat er het een en ander verkeerd. Ze beantwoorden eventjes snel de e-mail zonder de onderwerpregel aan te passen. Je ziet dan de volgende tekst:

re: [onderwerp]

Het is bepaald geen aansporing om het bericht te lezen. Soms zie je hele ritsen e-mails met telkens dezelfde onderwerpregel. En dat terwijl het onderwerp inmiddels heel anders kan zijn.

Het staat een beetje slordig en gemakzuchtig. Wil je een goede indruk op mensen en met name mensen in de lijnorganisaties, maken en tonen dat je hun berichten serieus neemt? Pas de onderwerpregel aan. Nog een tip voor de onderwerpregel: houd het vooral een beetje kort. Bijvoorbeeld: volsta met enkele woorden die de reactie van de ander in de kern samenvatten.

De afzender

Ontvang je een e-mail van een bekende? Dan is de kans groot dat je de e-mail op z’n minst opent.

Waarschijnlijk komt het ook niet in je op om e-mails van mensen die belangrijk zijn in je (professionele) leven te negeren.

Maar hoe zit het met een e-mail van de een of andere onbekende? Die ondergaat vaak een ander lot.

Aanraders

• maak de mail persoonlijk (bijv. Geachte heer Boukema en dus niet ‘Hallo Roland’ wanneer je mij helemaal niet kent)
• zorg dat in je e-mailadres jouw naam voorkomt en niet de een of andere rare afkorting of generieke bedrijfsnaam (zo kreeg ik laatst een mail van info@intermetzo.eu). Het zei mij echt helemaal niets. De mail ging per omgaande de prullenbak in.

Ziet de e-mail er aantrekkelijk uit?

In het algemeen is het zo dat lange lappen met tekst de ontvanger niet aansporen om de mail te gaan lezen.

Maak korte zinnen (probeer max 10 woorden per zin. Korte blokken, korte alinea ‘s ). Bouw voldoende witruimte in. Daarmee bedoel ik dat je enige ruimte maakt tussen jouw teksten. Dat oogt lichter en dus makkelijker om te lezen.

Hoezo “in het algemeen”.

Zelf heb ik veel woorden nodig. Wel doe ik mijn uiterste best om bondige teksten te maken. Ook heb ik pogingen ondernomen om een ander mijn teksten te laten schrijven. En daarna die teksten te verzenden. Raad eens!

De reacties waren niet van de lucht. Samengevat: Mensen zeiden dat die tekst niet van mij was en onleesbaar was!!.

M.a.w. blijf jezelf, en zorg wel voor leesbaarheid, d.w.z. mensen investeren met plezier 30 seconden extra om jouw tekst te lezen

Het draait om de leesbaarheid van je mails. Wist je dat mensen (jong en oud) veel slechter van een beeldscherm lezen dan van papier?

Daarom de volgende tip: print de tekst eerst. Lees hem dan zorgvuldig. Leest de tekst lekker verzendt hem pas dan!

Dank: Michael