Het vervelende is dat wij het vaak niet in de gaten hebben dat we teveel praten en de neiging hebben om stiltes in het gesprek op te vullen. Zelf was ik me er ook niet van bewust. Totdat een lijnmanager geïrriteerd opmerkte:

‘Vindt u het goed als ik eventjes over uw vraag nadenk?’

Ik schrok me een ongeluk. Eindelijk viel ik eventjes stil.

Hoe gaat het vaak?

De projectmanager stelt bijvoorbeeld een vraag:

‘Wat zijn de belangrijkste uitdagingen voor uw organisatie om de gestelde doelen met die enorme hoeveelheid veranderprocessen voor elkaar te krijgen?’

De lijnmanager zegt niets, na enkele seconden besluit de projectmanager de vraag op een andere manier te stellen:

‘Heeft u last van de terughoudendheid in uw organisatie? Ik zie het op dit moment overal dat projectmanagers moeite hebben om hun targets te halen. Is het soms dat u meer last heeft van pleitbezorgers van het zoveelste goede idee? Of zijn uw mensen volledig bedolven onder projecten en het normale dagelijkse werk, dat ze er echt niets meer bij kunnen hebben?’

De projectmanager kon het geduld niet opbrengen om op een antwoord te wachten. Hij formuleert de vraag net ietsje anders en geeft zelf enkele antwoordmogelijkheden. Daarmee verstoort hij het denkproces van de lijnmanager.

Tip.

Maak aantekeningen. Over het algemeen gaan praten en schrijven niet goed samen, dus is de kans groot dat je op zo’n moment niets zegt. Bovendien zeg je ongemerkt tegen jouw lijnmanager: ‘Ik hecht waarde aan wat u zegt!’

Waarom zegt de lijnmanager niets?

De lijnmanager houdt zijn kaken op elkaar omdat hij denkt. Hij is in gedachten verzonken en probeert een antwoord te formuleren. Hij gaat na wat de knelpunten in de organisatie zijn. Hij wil het ook netjes formuleren. Zoiets kost tijd. Het is lastig om zo’n vraag in laten wij zeggen 2 of 3 seconden te beantwoorden.

Een kleine test

Doe voor de lol eens de volgende test. Ga bij een werkoverleg met je team allemaal eventjes stil zijn. Meet vervolgens met een stopwatch de tijdsduur van deze stilte. Na afloop moeten de deelnemers een schatting maken van de tijd dat het stil is geweest. Vrijwel zonder uitzondering schat iedereen deze tijd veel langer dan het in werkelijkheid duurde. Wij hebben kennelijk grote moeite met stiltes.

Belangrijke informatie gaat verloren

Wanneer je de lijnmanager de kans ontneemt om goed na te denken over zijn antwoord, gaat belangrijke informatie verloren. Op die manier kom je er niet achter wat precies bij de lijnmanager speelt. Je maakt het allemaal nog erger wanneer je ook voor hem, alsof het een soort multiple choice vraag is, antwoordmogelijkheden geeft. Het geeft de lijnmanager het gevoel dat je deze antwoorden geeft om er zelf baat bij te hebben.

Je maakt het jezelf moeilijk. Helaas zijn er weinig lijnmanagers die je tot de orde roepen, zoals mij overkwam. Ze laten de zaken meestal op hun beloop.

De oplossing

De oplossing voor dit probleem is van een overweldigende eenvoud. Stel een vraag en tel tot 10. Nou ja, stel een vraag en tel onhoorbaar: 1001, 1002, 1003 …. 1010. Als de lijnmanager dan nog steeds niets heeft gezegd, probeer je het nog een keertje.

In het begin voelt het ongemakkelijk aan. Maar na een tijdje went het. Bovendien gebeurt er een klein wonder: lijnmanagers beginnen te praten! Je ontvangt nuttige informatie en maakt een positieve indruk. Ze vinden je slimmer. Bovendien is het goed voor je geloofwaardigheid. Zwijgen leidt er inderdaad toe dat je meer voor elkaar krijgt. Probeer het maar eens.

Vrij naar: Michiel