Je zult zeker ook wel eens meegemaakt hebben dat je uit een vergadering gekomen bent en dan bij jezelf hebt afgevraagd “WAT DOE IK DAAR”! Nou, je bent niet de enige. Ik heb geen idee wat de relevantie is van de doelgroep die door Microsoft is onderzocht. Wel komt daaruit naar voren dat tijdverspilling door niet-productieve vergaderingen en onnodige e-mails een behoorlijke ergernis zijn.
Uit onderzoek blijkt, dat “afleiding door collega’s” de grootste factor is waardoor mensen hun werk niet goed kunnen doen. Er zijn ook nadere factoren zoals meedoen aan vergaderingen en telefoontjes (met name als die niet productief zijn), het zoeken naar informatie (met name als de ordner, de gegevens niet staan op de plaats zoals afgesproken) en zelfafleiding (wat dacht je van what’s app).
Wat kan afleiding tegengaan
Een conclusie uit het onderzoek is, dat hoe beter werknemers in staat zijn hun werk te uitvoeren op de manier die bij hen past, hoe beter de uitkomst daarvan zal zijn. Dan is een bedrijfscultuur nodig waar een mindset bij manager en medewerkers is die gericht is op ontwikkelen. Dat gaat afleiding bij werknemers tegen en bevordert de productiviteit.
Om zo’n cultuur te bevorderen is het gewenst dat er in het dagelijks werk een continue stroom van nieuwe en verbeterde producten, processen en methoden gaande is. Mensen in dergelijke culturen zijn productiever, flexibeler, zelfstandiger én kunnen beter samenwerken. De resultaten laten zien dat dat verschilt met een cultuur die minder gericht is op ontwikkelen en innovatie. In cultuur gericht op ontwikkelen geven meer dan de helft van de mensen aan dat men makkelijk met een collega aan een project samenwerkt. Deze mensen zijn ook in staat om zich eenvoudiger te focussen op één taak en kunnen sneller beslissingen nemen. Het hebben van eigen verantwoordelijkheid op het te bereiken resultaat en ook op de onderlinge samenwerking is hier debet aan.
Rol management
De manager heeft enorme invloed op een productieve cultuur en dus minder afleiding. Niet zozeer wat de manager doet, veeleer meer wat die niet doet. De mensen vrijheid geven hun eigen werk op te pakken en onderling samen te werken. Dat ondersteunen en bevorderen. Dat heeft grote positieve invloed op de productiviteit. Wanneer mensen meer vrijheid en ruimte ervaren, zijn zij gemotiveerder om ideeën te delen en samen te werken met collega’s. Ook zijn zij minder bang om iets tegen hun leidinggevende te zeggen of om fouten te maken,
Samenwerken is dus de kern van waar het werk van nu en de toekomst naartoe gaat. Hierin staat de mens centraal. Gefocust werken draagt aanzienlijk bij aan productiviteit: een toestand waarin mensen in staat zijn om al hun energie om te zetten en zich volledig te concentreren op één taak. Deze focus is van groot belang voor de productiviteit en het zorgt ervoor dat mensen in een gefocuste toestand gelukkiger zijn in het werk dat zij doen. Een win-win situatie, waardoor er geen ruimte is voor zelfafleiding, het missen van vergaderingen en het zoeken naar inspiratie. Belangrijk is wel dat technologie dit gaat ondersteunen met namen om de samenwerking nog efficiënter en productiever te maken. Hierdoor ontstaat er een cultuur die gericht is op (persoonlijke)ontwikkeling en bedrijfsinnovatie en leidt naar wendbaarheid en bestendige en versterkte resultaten.
