Veranderprocessen kunnen best spannend zijn, ook voor de geoefende business, project of verandermanager. Er is veel voor nodig om een veranderproces in die woelige wateren tot een goed einde te brengen. Laten deze tips je helpen de veilige haven te bereiken!
- Project doet het zware werk
Om lijnorganisatie en veranderprojectteam goed op elkaar af te stemmen is een adequate verdeling van bevoegdheden en verantwoordelijkheden absoluut noodzakelijk. Wie waarvoor verantwoordelijk en bevoegd is, bepaalt tevens wie wat moet gaan doen en dus wat de zwaarte is van wat door het team moet worden gedaan. In praktijk blijkt dat wanneer het projectteam zwaarder belast is, dat een meer stabiele uitvoering geeft van veranderprocessen. Heeft de lijnorganisatie de zwaardere belasting als gevolg van de veranderprocessen, dan zal indien noodzakelijk de lijnorganisatie eerst kiezen voor het doen van het noodzakelijke busines werk en dan pas de taken voorvloeiend uit veranderprocessen. Als dat gebeurt dan is de kans op zwalken levensgroot aanwezig, er is minder controle over het verloop van het veranderproces. Wanneer je de zwaarte voor zowel lijnorganisatie als het veranderteam gaat berekenen, zorg er dan altijd voor dat je de maximale belasting van de teams kent. Ga vervolgens bij de verdeling van de taken uit van 75% van die maximale belating. Dan heb je ruimte om eventueel zwalken op te vangen.
- Taakverdeling met lijnorganisatie
Vaak zijn er in lijnorganisaties diverse mogelijkheden om ergens een al dan niet groot taakpakket neer te leggen. Ga in overleg met de managers samen met de uitvoerenden op zoek naar deze gaatjes. Belangrijk is dat je een goede arbeidsverdeling maakt en juist dat doe je met de uitvoerenden. Immers zij zijn heel goed op de hoogte van de impact van de verandering op hun dagelijks werk. Zo’n verdeling zorgt voor stabiliteit. Dus:
- Breng zware taken bij de mensen met de meeste kennis en ervaring. Geeft dat niet alleen aan één persoon maar aan meerdere. Immers ook hier geldt meer weten meer dan één.
- Minder zware taken kun je toevertrouwen aan minder ervaren mensen of juist aan mensen die het vak in de lijnorganisatie moeten leren kennen.
- Evenwichtig management
Voor een goed verloop van het veranderproces is het belangrijk dat de kwaliteiten van het management van het veranderproces op gelijke hoogte staat als dat van de lijnorganisatie. Het zal niet de eerste keer zijn dat de lijnmanagement het management van het projectteam in ruime mate overvleugeld. Maar ook andersom gebeurt. In beide gevallen zal er vrijwel altijd sprake zijn van zwalken. Ga dan altijd uit van de beschikbare kwaliteit in de lijnorganisatie. Immers veelal kan de projectorganisatie makkelijker een manager vinden van een gelijkwaardig niveau. Heb je met het voorgaande rekening gehouden en blijft er onevenwichtigheid bestaan denk dan aan het volgende:
- Het kan zijn dat de zwaarte van het werk in de lijnorganisatie teveel is. Vaak is dan een andere verdeling van het werk de oplossing. Goed overleg met de mensen van de werkvloer is dan vereist. Immers zij weten wat er écht speelt en wat de impact op het dagelijks werk is.
- Haal het werk NIET uit de lijnorganisatie. Beter is het meer werk te leggen bij de senior medewerkers en een eventuele uitloop van het werk of extra overwerk voor lief te nemen.
- Meet de werkdruk
Nu is er afstemming tussen het veranderproject en de lijnorganisatie afgerond. De hoeveelheid werk is over beide verdeeld. De uitvoerende zijn bekend en die weten wat hun te doen staat. Als dat allemaal bekkend is , dan dient samen met de uitvoerenden te worden nagegaan of het benodigde werk in de daarvoor aangegeven tijd gedaan kan worden. Zijn de mensen niet overbelast. Even op de tenen lopen kan, wel moet worden vastgesteld wat dat even mag zijn. Dit vraagstuk zie je nu terug bij de eventuele belasting van zorgpersoneel indien er sprake is van een 2e golf Corona. Wat mag je nog van mensen vragen?
- Maximale snelheid
Het veranderproces is vaak gebonden aan een afronding op een bepaald tijdstip. In de meeste gevallen betekent dat dat het werk in een bepaalde periode uitgevoerd moet zijn en tot het gewenste resultaat moet hebben geleid. Er is sprake van een tijdspanne en een hoeveelheid uit te voeren werkzaamheden. Is de snelheid die dan kan worden geleverd door het projectteam en de lijnorganisatie in lijn met de gewenste snelheid?
Mensen kunnen nu eenmaal niet sneller dan de snelheid die hun eigen is.
Dat betekent dat naast de werkdruk inzake de hoeveelheid werk ook de werkdruk als gevolg dan de tijdsdruk met de uitvoerenden moet worden afgestemd. En let op, vakanties gaan vóór, oh ja en het opstellen van de jaarrekening is altijd direct in januari en februari. Heb je daar als veranderproces geen rekening mee gehouden, dan heeft het veranderproject een probleem en NIET de lijnorganisatie.
- Dashboard
Belangrijk bij het sturen van het veranderproces (dus van het projectteam en van de betreffende lijnorganisatie) is te weten op welke punten extra aandacht moet worden gegeven om te voorkomen dat het proces toch gaat zwalken.
- Toch zwalken? Remmen!
Er is maar één juiste methode om zwalken tegen te gaan en het proces weer stabiel te krijgen: de vaart uit alle activiteiten halen en de activiteiten m.n. in het project desnoods stoppen. Het zwalken zal dan als vanzelf stoppen.
Zorg echter wel dat de vaart bij de lijnorganisatie en de resultaten ervan het project niet gaan inhalen. Dan blokkeert de boel en dan ben je verder van huis. Als de gang in het proces bij de lijnorganisatie weer in lijn is met dat van het project kun je weer volop de vaart er weer inbrengen. Blijf wel op je hoede of de werkdruk en het tempo nog steeds okay is, desnoods dien je dat aan te passen.
- Leer van vroeger
Mensen die al langer in deze organisatie werken hebben ieder hun ervaring hoe het gaat in deze organisatie. Het gaat dan met name hoe er met mensen wordt omgegaan. Juist het meenemen van die ervaringen, dus het leren van wat er vroeger is gebeurd zorgt ervoor dat mensen het gevoel krijgen dat er naar hen wordt geluisterd. Dat geeft draagvlak. Neem dus die ervaringen mee.
