Er zijn mensen die alles van te voren uitdenken en dan gaan handelen (de denkers) en er zijn mensen die eerst handelen en daarna denken (de doeners).
Als je alles van te voren eerst tot op 2 cijfers achter de komma wil bedenken, loop je het risico dat je weinig doet omdat je geen tijd over hebt of omdat je te veel leeuwen en beren op je weg ziet. Aan de andere kant, als je altijd eerst doet, dus in alles impulsief bent en daarna je pas gaat realiseren wat de consequenties zijn, loop je het risico verkeerde dingen te doen c.q. anderen met je acties te kort te doen of te beschadigen.
De seamans story gaat in op de consequenties van plannen of juist niet en dan vanuit het oogpunt van tijdsbesteding. Hoe kan het dat de een dat zo vaak heeft en een ander weer veel minder? We hebben toch allemaal 24 uur in een dag?
Plannen
Moet je nu plannen (dat kost ook tijd) of juist niet? De waarheid ligt in het midden. Plan je helemaal niet, dan pak je alles aan wat zich aandient. Je zal merken dat je het gevoel hebt altijd achter de feiten aan te lopen en dat je altijd tijd te kort komt. Dat zorgt voor onrust in je hoofd. Je hebt het gevoel voortdurend onder druk te staan. Je hebt geen overzicht. Je zegt nooit nee.
Plan je alles van te voren, tot in het detail. Dan besteed je daar veel tijd aan, bedenk je ook telkens of je het wel zal doen of niet. Het haalt elke spontaniteit weg. Je zult door anderen als afstandelijk worden ervaren. Het levert je weinig vrienden op en zakelijk gezien zal je het niet veel opdrachten c.q. verkopen opleveren, omdat de gunfactor zal ontbreken.
De denker en de doener
Hoe komt dat nou? Simpel, de doener laat zich leiden door zijn/haar gevoel en de denker laat zich leiden door zijn/haar ratio. De doener wordt daarom snel sympathiek, aardig gevonden en de denker wordt al snel afstandelijk, minder sympathiek en minder aardig gevonden. De gunfactor treedt dus sneller in werking voor de doener dan voor de denker.
Maar …… zoals boven vermeld, loopt de doener snel vast. Hij moet zaken snel afhandelen, afraffelen soms, want hij heeft immers altijd het gevoel tijd te kort te komen. Hij zal dus fouten maken en dat levert hem dan weer geen vrienden op. Dus die gunfactor zal in de praktijk ook voor de doener vaak niet op gaan.
Geluk
Zowel de denker als de doener hebben dus een probleem. Want in het leven draait heel veel om die gunfactor. Dat geldt zowel voor privé als voor zakelijk. We willen immers allemaal aardig gevonden worden, gewaardeerd ook. Om goed te kunnen functioneren heb je dat nodig. Krijg je de waardering niet, dan leidt dat al snel tot een gevoel van minderwaardigheid. En zakelijk gezien kom je minder of niet aan de bak en zul je niet succesvol zijn.
Geluk valt de doener en de denker dus maar in beperkte mate ten deel en is dat nu juist niet wat voor velen het allerbelangrijkste is in het leven: je gelukkig voelen?
Het recept
Wat kan je er nu aan doen om niet in die valkuil te lopen van het verlies van de gunfactor, van het verlies aan waardering?
Welnu, het gaat, volgens mij in elk geval om 2 dingen:
- Inzicht in wat je te doen hebt
- Efficiency in je tijdsbesteding en ruimte
Zonder nu een complete les in time-management te willen geven hierbij een aantal basis tips.
Inzicht
Om inzicht te hebben in wat je te doen hebt, moet je zaken op een rijtje hebben. En niet alleen in je hoofd. Want hoe goed ook jouw geheugen mag zijn, je kunt nooit alles tegelijk onthouden en in je gedachten op elk moment paraat hebben. Dat betekent dus dat als je niets vastlegt, je er voortdurend aan denkt wat je allemaal nog te doen hebt.
Dat zorgt voor onrust, voor stress, voor onnauwkeurigheid, voor prikkelbaarheid. Je kunt je moeilijk concentreren op wat je aan het doen bent. Kortom je wordt er zelf niet gelukkiger van en je omgeving is ook niet blij met je.
Gevolg: je moet vastleggen wat je gaat doen en wanneer je dat gaat doen. Dus ja, plannen. En dat kan op allerlei manieren. De een maakt lijstjes (to do’s). De een gebruikt er zijn papieren agenda voor en de ander maakt gebruik van zijn computer of smartphone.
Het maakt niet uit hoe je het dat, als je het maar doet. Zorg er in elk geval voor dat je altijd inzicht hebt in wat je nog te doen hebt. Het zorgt voor rust in je hoofd. Je kunt je beter concentreren op waar je mee bezig bent en het leidt tot betere resultaten. Je wordt er zelf absoluut gelukkiger van en voor je omgeving wordt je een stuk prettiger, wat je weer waardering oplevert, de gunfactor dus.
Maar het lukt alleen als je het echt wil en je de discipline op kan brengen om het ook consequent te doen.
Efficiency en ruimte
Het vastleggen van wat je allemaal te doen hebt, zal je al een stuk op weg helpen om je efficiency te verbeteren. Maar er zijn nog een paar zaken die je daarbij nog verder kunnen brengen, zoals delegeren. Zeker als je in een leidinggevende positie verkeert, bedenk dan altijd bij een nieuwe taak of je die ook helemaal of voor een deel kunt delegeren aan een of meerdere van je medewerkers. Dat levert je zelf tijd op, maar het werkt voor die medewerkers ook motiverend. Win-win dus.
‘Don’t work harder, but work smarter’. Dat betekent dat je niet altijd automatisch altijd alles op dezelfde manier moet doen, maar dat je je eerst bedenkt of het ook handiger kan, sneller. Dus beste doener, schakel je verstand in en vraag ook eens advies aan een ander.
Tenslotte
Plan je dag niet helemaal vol.
Leg niet elke minuut van de dag van te voren vast. Zorg voor ruimte voor jezelf. Pin jezelf niet voor 100% vast. Je hebt die ruimte nodig want er gebeuren altijd onverwachte dingen op een dag, altijd weer. Er lopen dingen uit, je komt in een file, je krijgt een onverwachts telefoontje, noem maar op, we kennen ze allemaal. Zorg dus dat je er tijd voor hebt. Ook dat zorgt voor rust in je hoofd.
Efficiency en ruimte dragen er toe bij, net als inzicht, dat je een gelukkiger mens wordt, met alle positieve gevolgen van dien.
Bewerking: Joost Siereveld
