Bij ieder project geldt dat er veel op de afzonderlijke teamleden afkomt. De materie, wat is er al gebeurd, wat zijn ervaringen van de keren dat er wat gedaan is op het specifieke terrein, wie doet er mee wat zijn de procedures, wat mag wel en niet. Hoe ga je daarmee om? Over de inhoud kunnen we kort zijn. Je gaat kennis opdoen en deelt je kennis met de teamleden en op een gegeven moment hebben jullie allemaal een bepaald kennisnivo. Alleen dan komt de vraag “kan ik er wat mee? Voel ik mij daar prettig bij, Ga ik lekker in mijn vel komen te zitten?” Dan gaat het over voelen, over passies etc. Allemaal zaken die weinig direct met de inhoud te maken hebben maar veel meer met “het lekker in je vel zitten”. Ieder teamlid zal daar mee aan de slag gaan. Bij projecten is het uitdrukkelijk aandacht geven aan dit procesonderdeel van levensbelang. Vraag aan echte doorgewinterde ervaringsdeskundigen (dus niet van die goeroes die nog nooit praktische ervaring hebben met een project) en dan krijg je – samengevat – de volgende tips.
Tip 1. Fouten maken mag
Voor je staat een nieuwe wereld, vaak met een eigen jargon, eigen procedures, complexe dossiers en nieuwe taken en verantwoordelijkheden. Je zult als teamlid het spel niet op de eerste dag volledig in de vingers krijgen. Dat is niet erg. Val en sta op, een uitglijder maken is niet erg. We zijn allemaal mensen. Probeer, gebruik je creativiteit en laat je niet uit het veld slaan.
Ook, gun jezelf de tijd om alles goed te ontdekken. Het maken van fouten of iets gewoonweg niet weten, is in het begin dan ook de normaalste zaak van de wereld.
Het is uiteindelijk wel zaak om de politieke regels en procedures snel onder de knie te krijgen. Als het erop aankomt, winnen de preciezen.
Dus voordat je ja zegt tegen een deelname aan een nieuw project, ga na hoeveel ruimte er is om te leren
Tip 2. Wees geduldig
Als nieuwbakken teamlid bruis je natuurlijk van de ambitie. Je hebt goede ideeën en ziet ze het liefst gisteren al gerealiseerd. De praktijk is echter weerbarstig: je kent de weg nog niet tussen alle procedures, moet je nog inlezen en de besluitvorming loopt traag. De tip is om de kat uit de boom kijken. Bouw kennis op en maak contacten. Ga er nooit direct met gestrekt been in. Heb je die kennis, dan blijft het zo dat geduld een schone zaak is. Een verandering breng je niet zomaar teweeg. Niet alles gaat lukken. Zeker wanneer het een ingrijpende verandering betreft, is het soms lastig om dingen te realiseren.
Snelheid is vaak geboden in projecten. Alles moet snel, afraffelen is regelmatig het devies. Geduld is daarmee vaak in tegenspraak.
Tip 3. Stel je constructief op
Je mag ervan uitgaan dat alle teamleden willen nl.: het beste voor de mensen die met de resultaten van het project aan de gang moeten. Wat dat is, en hoe dat bereikt kan worden, is onderwerp van het werk van het project. Je doet het samen, en je hebt elkaar nodig om goede dingen te bereiken.
Een positieve toon helpt. Dat werkt heel goed in relaties op het werk, maar zeker ook bij de mensen die met het resultaat van het project gaan werken. Oh ja, en als je in een team werkt, dan is het handig dat jij niet alleen scoort, maar dat anderen in het team ook de kans krijgen.
Nog wat, investeer ook in de onderlinge relaties. Ga af en toe met elkaar de kroeg in of stuur eens een bloemetje als iemand het moeilijk heeft. Wees oprecht geïnteresseerd en vraag door naar de bedoeling, want daarop kun je verbinden.
Vooral in organisaties kennen mensen elkaar. Er zijn ervaringen met elkaar. Zijn er ooit problemen geweest met een ander teamlid, dan is het handig om dat probleem eens uit te praten met elkaar. Immers oude irritaties kunnen het project opbreken.
Tip 4. Vraag hulp
Je bent deel van een team, afdeling, organisatie. Kortom: je bent omringd met mensen met ervaring en kennis van zaken. Maak daar gebruik van.
Steek je licht eens op bij degenen die ervaring hebben, je hoeft het niet alleen te doen. Er zijn ook in jouw directe omgeving experts, ervaringsdeskundigen, betrokken afdelingen etc. Laat die meelezen of betrek hen erbij. Vaak is er dan een diversiteit aan meningen en dat helpt je enorm vooruit. Dit gaat zeker op bij problemen waarvoor een oplossing moet worden gezocht. Zelf het wiel uitvinden is niet handig, maak gebruik van anderen en doe dat met toestemming en vermeld je bron. Ga dus niet jatten. Dat kun je een keer doen, daarna wordt je afgeserveerd. Doen andere teamleden dat wel, stel dat gedrag dan direct ter discussie.
Tip 5: Ken je dossiers
Inhoudelijke kennis is cruciaal, dus gaat het niet om de likes. Dat wil niet zeggen dat je alles moet weten. Meestal heeft ieder teamlid een bepaald onderwerp om dat te behandelen. Andere onderwerpen doen de andere leden van het team. Belangrijk nu is dat je elkaar kunt vertrouwen, dat de kantjes er niet vanaf worden gelopen etc.
Het is wel zo, dat je in de organisatie kan worden aangesproken op het totale project en de inhoudelijke aspecten ervan. Zorg daarom dat je ook globale kennis hebt van al die andere aspecten.
Regelmatig heb ik meegemaakt dat het teamleden verboden is om over de voortgang van het project te praten met mensen buiten het project. Openheid is essentieel en een zwijgplicht is ondermijnend
Tip 6. Blijf jezelf
Makkelijker gezegd dan gedaan: wees authentiek. Mensen in de organisatie en ook in het team houden van oprechtheid. Behoud dan ook je eigen stijl, zowel in vergaderingen waar andere mensen bij betrokken zijn als in je presentatie naar mensen in de organisatie die gebruik gaan maken van de resultaten van het project. Je wordt alleen geloofwaardig als je jezelf blijft en gun jezelf ook de tijd en ruimte om je stijl te ontdekken. Blijf altijd integer en bij jezelf; laat je niet beïnvloeden en sta voor wat jij belangrijk vindt.
Stel dat je een kennismakingsgesprek hebt met de projectleider vraag hem dan altijd naar de persoon die hij/zij in het team wil hebben. Het gaat om de teamrollen, het doen van een belbintest is dan handig om na te gaan of de samenstelling van het team zal bijdragen aan het realiseren van het projectresultaat.
Tip 7. Ga naar buiten
Al eerder heb je kunnen lezen dat het gaat om de mensen die gebruik gaan maken van de resultaten uit het project. Je doet het voor hen. Inhoudelijke kennis is belangrijk maar investeer je tijd niet alleen aan het je eigen maken van alle inhoud. Ga daarom naar die mensen, weet wat hun werk is en hoe dat resultaat dat werk beïnvloedt en dus hun dagelijks werk. Leer die mensen kennen. Dat zijn de belangrijkste gesprekken en daar komt de beste en meeste informatie vandaan.
Vraag bij een kennismaking over de situatie dat het resultaat moet worden geïmplementeerd in de organisatie. Hoe ziet de projectleider zich dat voor zich. Over de schutting gooien van het resultaat is vaak het eindoordeel van de mensen die het projectresultaat moeten gaan toepassen in hun werk.
