Herken je dit? Na heel wat gezwoeg en gesprekken heb je eindelijk je voorstel klaar om een probleem op te lossen. Je presenteert je voorstel een jouw opdrachtgever. Je laat hem de zonnige kant van het voorstel zien, inclusief alle voordelen, redenen en wat het hem oplevert. Tot zover loopt alles op rolletjes, maar dan..?
Dan komt de opdrachtgever met een berg bezwaren en heb je de grootste moeite om hem over de streep te trekken. Wat is hiervan de oorzaak? Hoe voorkom je het ‘gedoe’?
Net iets te mooi om helemaal waar te zijn
Dergelijke presentaties gebeuren veelal op een standaard manier. En die standaard heeft vaak een standaard volgorde. De berg aan bezwaren en tegenwerpingen komt vaak door die standaard volgorde waarin wij onze presentatie verzorgen. Komt deze volgorde je bekend voor?
1. Dit is het voorstel / oplossingsvoorstel.
2. Dit is waarom u het moet doen (inclusief voordelen en resultaten).
3. Reacties van de opdrachtgever (bezwaren en tegenwerpingen).
4. Afsluiten.
Verandermanagers hebben de neiging veel tijd en energie in de eerste twee stappen te steken. Ze proberen er een mooi verhaal van te maken. En wat is veelal de automatische reactie van de opdrachtgever?
Twijfel uiten.
De opdrachtgever vraagt zich onwillekeurig af ‘Is dit niet allemaal net iets te mooi om waar te zijn?’ Dus liggen bezwaren en tegenwerpingen op de loer.
En zo loopt het helemaal verkeerd af
Verandermanagers maken het allemaal nog erger wanneer ze zich vastbijten in de tweede fase, het noemen van voordelen en het bewijs daarvoor proberen te leveren. Daardoor krijgt de opdrachtgever het gevoel dat de verandermanager ze onder druk zet. Of nog erger: hem niet serieus neemt. Het lijkt er op alsof de verandermanager de opdrachtgever de mogelijkheid tot een afgewogen beslissing probeert te ontnemen.
Er kleeft nog een bezwaar aan deze manier van doen. De nadelen komen na de voordelen. Wat denk je dat het langst blijft hangen? De voordelen of de nadelen? Grote kans op het laatste. Omdat het (soms) ook letterlijk het laatste is wat verandermanager en opdrachtgever bespreken.
Een slimmere aanpak
Het is echt handig om af te wijken van standaarden. Dat geeft vaak een verrassingseffect en je trekt ook vaker meer aandacht voor je voorstel. Daarom pas de volgorde waarin je het voorstel presenteert aan bijv. met:
- Stem jouw beeld van het probleem af met dat van de opdrachtgever.
- Presenteer dan het voorstel, ga vooral in op de besproken knelpunten
- Bespreek vervolgens de consequenties en/of nadelen.
- Geef aan de reden waarom de opdrachtgever het voorstel moet doen (inclusief voordelen en resultaten).
- Vat een en ander samen en sluit de presentatie af.
Je schetst eerst in grote lijnen jouw voorstel. Vervolgens stel je voor om samen de consequenties van het besluit en de daarbij behorende nadelen te bespreken. Laat de opdrachtgever vooral zelf de nadelen noemen. Hierdoor krijgt hij het gevoel in grote mate van vrijheid te kunnen beslissen. Grote kans dat het gesprek in ontspannen sfeer verloopt.
De grap is dat de meeste mensen slechts een beperkt aantal nadelen opnoemen. Je bespreekt samen de nadelen. Je kunt sommige bezwaren wellicht al wegnemen of zelfs ombuigen tot een voordeel. Als dat allemaal is gebeurd vraag je voor de zekerheid nog eventjes:
‘Zijn er nog andere zaken waarover u twijfelt (u zich zorgen maakt)?’
Indien de opdrachtgever reageert met ‘nou nee eigenlijk niet’ dan ben je klaar voor de volgende stap: de redenen noemen waarom de opdrachtgever het moet doen. Het grote voordeel van deze opzet is dat je niet meteen al je kruit verschiet. Je houdt enkele troefkaarten achter de hand. Deze aanpak roept minder weerstand op. Bovendien verwachten opdrachtgevers het niet dat je het op deze manier aanpakt. Dat heeft een ontwapenend effect.
De opdrachtgever herinnert zich wederom het laatste wat je hebt besproken: de voordelen/resultaten. Nu zijn het de positieve zaken die als laatste besproken zijn. Op die manier is afsluiten een stuk gemakkelijker.
Bewerking: Michel
