Sommige mensen verspillen veel tijd door dingen uit te stellen. Werk belandt op stapels en ze moeten telkens opnieuw bekijken wat ze er mee gaan doen. Uitstellen geeft mensen een onrustig gevoel, het gaat aan ze knagen, want er moet nog zoveel gebeuren. Er zit maar één ding op: het kwaad bij de wortel aanpakken.
Stapels post, papieren en notities
U kent ze wel: mensen die van hun bureau een geweldige puinzooi maken. Op en rond hun bureau liggen stapels met post, ‘nog-doen-lijstjes’, talloze aantekeningen, artikelen en dossiers. Deze types zijn een plaag voor zichzelf en anderen.
Anderen? Ja, want als die het dossier van een klant zoeken en het dossier ligt niet op de plaats waar het hoort, dan verstoren ze daarmee het werk van anderen.
Voor zichzelf? Ja ook voor zichzelf. Chaos om je heen betekent vrijwel automatisch chaos in je hoofd. Een opgeruimde werkplek creeërt orde en rust.
Direct aanpakken
Het oude gezegde “stel niet uit tot morgen wat u vandaag kunt doen” is nog steeds waar. Pak zaken direct aan. Laat post slechts één keer door uw handen gaan en besluit meteen wat u er mee gaat doen. Verdeel deze zaken over één van de vier wellicht bekende categorieën:
- belangrijk/urgent => direct doen
- belangrijk/niet urgent => plannen en gespreid doen
- onbelangrijk/urgent => eventueel doen na de belangrijke en urgente zaken
- onbelangrijk/niet urgent => in de prullenbak deponeren
Systeem aanbrengen
Maak een handig en overzichtelijk systeem en automatiseer alle, telkens weer terugkomende, taken. Zelf heb ik een set met hangmappen gemaakt. Elke map heeft een nummer gekregen van 1 tot en met 31. Deze nummers representeren de dagen van de maand. Het enige wat ik hoef te doen is elke dag de map met de juiste datum te pakken en ik weet wat me te doen staat. In mijn computer heb ik op klantniveau verwijzingen gemaakt naar de data, zodat ik altijd weet waar ik een dossier kan vinden. En …. Het werkt echt
De juiste tijd
Bekijk eens voor uzelf wat je meest productieve uren zijn. Wanneer wordt u het minst gestoord? En wanneer hebt u de meeste zin in werken? Reserveer deze tijden voor belangrijke taken. Oh ja, en doe de belangrijkste taken en de taken die prioriteit één hebben het eerst. Ook al zijn die waarschijnlijk niet altijd de leukste, doe het wel.
Werk met één agenda
Vroeger werkte ik met meerdere agenda’s en systemen. Ik zie het ook bij andere mensen. Pas nog. Wij maakten een afspraak. Een dag later belde die persoon opnieuw en vroeg of wij de afspraak konden verzetten. Want hij had later in de agenda die hij en zijn vrouw gezamenlijk hebben een afspraak gezien die al eerder was gemaakt.
Meerdere agenda’s tegelijk beheren is vragen om moeilijkheden. U moet ze steeds weer met elkaar vergelijken. Vroeg of laat gaat het fout. Vat dus alles samen in één overzichtelijke agenda. Dit is natuurlijk ook de agenda die u meeneemt naar uw afspraken!
Verantwoordelijkheid nemen
Ooit heeft iemand gezegd: “Ik ben mijn vijand tegen gekomen, dat was ik namelijk zelf!” Inderdaad, niet anderen, maar wij zelf zijn er regelmatig de oorzaak van dat dingen niet lukken. De eerste stap om uitstelgedrag te lijf te gaan is erkennen dat u besmet bent met het virus. De tweede is simpel actie ondernemen
