Welke boodschap moet centraal staan in jouw communicatie naar de organisatie? Wat is een goede boodschap? Jouw doelgroep is op zoek naar iets, een ‘oplossing’ voor ‘problemen’. Communiceer niet wat jij doet, maar waarom jij iets doet of waarom jouw doelgroep juist nu actie moet ondernemen en niet op een later tijdstip.
Een goede boodschap is geformuleerd vanuit de vraagstelling
Een voorbeeld: technologische innovaties zijn een hot item deze dagen, er verschijnen regelmatig advertenties van bedrijven die bijv. AI aanprijzen. Bij veel van deze advertenties staat een kreet als: “Wij installeren de nieuwe technologie”, maar is het niet interessanter en aantrekkelijker voor jouw doelgroep om een kreet te plaatsen als: “Bespaar op jouw vaste (<vul zelf in)lasten, maak gebruik van de nieuwe technologie!”.
Of: “ik schrijf post op linkedin”, is het dan niet beter om te zeggen: “ik weet hoe jij door middel van teksten online beter vindbaar kunt zijn”.
Bij gereduceerde tarieven (bijv. bij detacheerders met mensen in vaste dienst) is het soms ook handig om aan te geven wat de looptijd is van die tijdelijke verlaging, jouw doelgroep weet hierdoor binnen welk tijdsbestek actie ondernomen moet worden.
Zo zijn er nog duizenden voorbeelden te bedenken, maar het is belangrijk om zowel teksten en inhoud als boodschap van het veranderproces te formuleren/schrijven vanuit de behoefte en vraagstelling van jouw doelgroep in de organisatie. Immers, als jij op Google iets zoekt en dan zoektermen intypt, dan stel jij zelf toch ook door middel van zoekwoorden een soort vraag? Een goede boodschap moet dus altijd geformuleerd worden vanuit de vraagstelling van jouw doelgroep.
Een heldere waarom-vraag inspireert en motiveert
Nu ben jij projectmanager van een veranderproces. Jouw doelgroep is niet geïnteresseerd in wat jij doet, maar wel waarom jij iets doet. Dit betekent dus niet dat jij (als verandermanager) iets doet om het door jouw gewenste resultaat te realiseren. Het gaat in feite om het vertolken van jouw visie, jouw werkwijze. In een missie & visie-verhaal van bijvoorbeeld businesstransities zul je ook nooit een missie vinden als: “wij willen met de transitie meer geld gaan verdienen”, maar wel iets als: “wij willen een rol spelen om de wereld te verduurzamen”. Logischerwijs zit hier een gedachte achter dat de continuïteit van de business belangrijk is, maar dat is voor deze blog nu niet interessant. Zonder continuïteit zal een organisaties immers niet bestaan.
“Wij willen de wereld verduurzamen” is een leuke missie, maar deze kreet komt vaak niet consequent naar voren. Om terug te komen op het voorbeeld van technologische innovatie (bijv. AI) blijf je alsnog zien: “Wij installeren de nieuwe technologie” in plaats van: “Wist jij dat AI sneller werkt is dan de huidige maner van werken, koop daarom nu die nieuwe technologie”.
Let op: economische voordelen leiden vaker tot acties dan ethische voordelen, bijvoorbeeld: goedkopere energie vs duurzamere energie.
Heb jij zelf wel eens een adviesgesprek gevoerd? Dan weet jij uit ervaring dat jij de managers in jouw verandergebied beter kunt motiveren vanuit de waarom-vraag, dan dat jij droog verteld wat jij met behulp van je plan van aanpak gaat doen. Wat is jouw visie achter jouw plan van aanpak voor het veranderproces? Waarom denk jij dat jouw benadering probleemoplossend werkt in tegenstelling tot andere benaderingen? De waarom-vraag blijkt hieruit de basis te zijn voor een goede boodschap.
Oude situatie vs de nieuwe
De oude situatie is communiceren vanuit de wat-vraag, de nieuwe situatie is communiceren vanuit de waarom-vraag. Eigenlijk best raar. De meeste organisaties doen tegenwoordig hun ding niet aanbodgestuurd en wel vraaggestuurd. Hoe komt het dan dat dat bij veranderprocessen dat nog steeds niet gebeurt?
Aanbodgestuurd of vraaggestuurd? Deze vergelijking doet mij denken aan de wat-vraag vs de waarom-vraag. De wat-vraag vind ik lijken op het aanbodgestuurde en de waarom-vraag op die die is gevormd ten behoeve van de doelgroep van het veranderproces.
Veranderprocessen communiceren vaak: 1. wat, 2. hoe en 3. waarom. Moet dit dan niet zijn: 1. waarom, 2. hoe en 3. wat? Dus het zou bijvoorbeeld kunnen zijn: “Als je deze aanpak kiest om te veranderen, dan krijg je minder weerstand”, hoe: “door de mensen op de werkvloer vanaf het eerste beging concreet bij de plannen te betrekken”, wat: “ga naar hen toe en vraag hun mening en gebruik hun ideeën bij de planvorming.”.
De boodschap komt beter over als je aangeeft waarom veranderprocessen iets moeten doen en met name waarom het in het voordeel is van de mensen die de verandering in hun dagelijks werk moeten gaan toepassen.
Bewerking: Edwin Blankenvoort
