Een van de grootste zonden die jij in veranderprocessen kan maken is dat je je afspraken niet nakomt.
Dat is zeker het geval wanneer je m.n. de mensen op de werkvloer in het ongewisse laat. Het geeft irritaties en slaat een flinke deuk in het vertrouwen dat je bij hen hebt opgebouwd. Kun je dit voorkomen?
Er kunnen zich situaties voordoen waardoor het onmogelijk is een afspraak na te komen. Denk bijvoorbeeld aan calamiteiten, zoals:
- ziekte,
- pech onderweg,
- files of nog erger een aanrijding.
Hoe los je zoiets op? Hierna enkele tips. Waarschijnlijk is het een open deur, alleen ik ga ze de kost niet geven die voor dergelijke situaties niets geregeld hebben, dan wel hun schouders erover ophalen. M.n. bij dat laatste kun je er donder op zeggen dat de deur voor weerstanden bij het veranderproces wagenwijd open staat.
Goed organiseren
Georganiseerd werken betekent:
- Altijd de volledige contactgegevens van alle betrokken in het veranderproces (en dus niet alleen van de managers) in jouw mobiel en laptop/outlook noteren.
- Deze gegevens altijd meenemen wanneer je op pad gaat. Met je mobiel is het heel gemakkelijk om deze gegevens te synchroniseren. Talloze CRM systemen hebben hiervoor ook apps. Je hebt dan wanneer je onderweg bent direct toegang tot deze gegevens en kunt de klant op de hoogte brengen.
- Geef collega’s toegang tot jouw agenda. Op die manier is het voor hen mogelijk om het moeiteloos van je over te nemen. Uiteraard moeten zij dan ook toegang hebben tot de gegevens van die mensen omdat ze die dan kunnen bellen o.i.d. om te vertellen wat de reden is dat je de afspraak niet kan nakomen.
Je kunt zelf nog actie ondernemen
Licht de mensen zo snel mogelijk in wanneer je ziet dat je afspraken (niet op tijd) kunt nakomen. Liever iets te vroeg, dan hen in het ongewisse laten. Wat ik ALTIJD doe is de persoon met wie ik een afspraak heb en ik dreig 5 minuten te laat te komen, dat ik die persoon onmiddellijk bel en hem aangeef dat ik vertraagd ben. Altijd krijg ik als reactie terug dat ze het fijn vonden dat ik hen op de hoogte had gebracht. Ze konden nog net even dat telefoontje plegen, of iemand feliciteren omdat die jarig was etc.
Want ook al doe je nog zo hard je best om je afspraak na te komen, zo lang de persoon niets van je hoort en jij het afgesproken tijdstip hebt overschreden, weet hij niet beter dan dat jij je niet aan je afspraken houdt.
Laat anderen de regie overnemen
Stel je meldt jezelf ziek of hebt pech onderweg. Weten jouw collega’s dan met wie je afspraken hebt? Kunnen zij een helpende hand bieden?
Spreek samen een procedure af. Na een ziekmelding, kijkt je collega altijd in je agenda en neemt het van je over. Dat ‘overnemen’ kan simpel betekenen dat jouw collega’s de bertrokken mensen bellen en vertellen wat er aan de hand is.
Let op. Schakel je collega’s ook altijd in wanneer je afwezig bent (bijvoorbeeld ivm vakantie). Het is eigenlijk onacceptabel wanneer mensen een bericht ontvangen dat je niet aanwezig bent en hun e-mail niet automatisch wordt doorgestuurd naar een collega.
Tenslotte
Het ergste wat er kan gebeuren is dat de persoon niets hoort, van jou of iemand anders binnen de organisatie. Daarmee maak je een bijzonder slechte indruk. Zorg dus altijd voor een goede back-up en de meeste mensen zullen het je vergeven!
