Uitstellen geeft mensen een onrustig gevoel, het gaat aan ze knagen, want er moet nog zoveel gebeuren. Er zit maar één ding op: het kwaad bij de wortel aanpakken.
Stapels post, papieren en notities
Je kent ze wel: mensen die van hun bureau een geweldige puinzooi maken. Op en rond hun bureau liggen stapels met post, nog-te-doen-lijstjes, talloze aantekeningen, artikelen en dossiers. Deze types zijn een plaag voor zichzelf en anderen.
Anderen? Ja, want als die bijvoorbeeld een dossier van een klant zoeken en het dossier ligt niet op de plaats waar het hoort maar ergens op een stapel, dan verstoren ze daarmee het werk van anderen.
Voor zichzelf? Ja ook voor zichzelf. Chaos om je heen betekent vrijwel automatisch chaos in je hoofd. Een opgeruimde werkplek creeërt orde en rust.
Direct aanpakken
Het oude gezegde ‘stel niet uit tot morgen wat je vandaag kunt doen’ is ook hier van toepassing. Pak zaken direct aan. Handel e-mail of post direct af. Neem vlot een besluit wat je er mee doet. Verdeel deze zaken over één van de vier categorieën:
- belangrijk/urgent => direct doen
- belangrijk/niet urgent => plannen en gespreid doen
- onbelangrijk/urgent => eventueel doen na de belangrijke en urgente zaken
- onbelangrijk/niet urgent => in de prullenbak deponeren
Tip. Valt men je constant lastig met onbenullige berichtjes? Zet je telefoon eens een tijdje op ‘niet storen’ en gebruik die tijd om dingen aan te pakken.
Ook de attendering op e-mail en andere berichten, kun je een tijdje uit zetten. Dan kan je ongestoord werken.
Het is onzin dat je de hele tijd met de wereld ‘verbonden moet zijn’. Ben je het niet met me eens? Ga dan over een hele dag gemeten is na welke berichten werkelijk van belang waren.
Systeem aanbrengen
Maak een handig en overzichtelijk systeem en automatiseer zoveel mogelijk, telkens weer terugkomende, taken. Je kunt bijvoorbeeld een set met hangmappen maken. Nummer de mappen van 1 tot en met 31. Deze nummers representeren de dagen van de maand.
Het enige wat je dan nog hoeft te doen is elke dag de map met de juiste datum te pakken en je weet wat je te doen staat. Je kunt in je computer op klantniveau verwijzingen maken naar de data, zodat je altijd weet waar je een dossier kan vinden.
De juiste tijd
Bekijk eens voor jezelf wat je meest productieve uren zijn. Wanneer word je het minst gestoord? En wanneer heb je de meeste zin in werken? Reserveer deze tijden voor belangrijke taken.
Werk met één agenda
Sommige mensen werken met meerdere agenda’s en systemen. Dat is vragen om problemen. Pas nog. Ik maakte met iemand een afspraak. Een dag later belde die persoon opnieuw en vroeg of wij de afspraak konden verzetten. Want hij had later in zijn andere agenda een afspraak gezien die hij al eerder had gemaakt.
Meerdere agenda’s tegelijk beheren is lastig. Je moet ze steeds weer met elkaar vergelijken. Vroeg of laat gaat het fout. Vat dus alles samen in één overzichtelijke agenda. Dit is natuurlijk ook de agenda die je meeneemt naar je afspraken!
Tip. Tegenwoordig werkt het heel handig met smartphones. Je kunt al je afspraken en e-mail automatisch synchroniseren via de cloud met bijvoorbeeld Outlook of andere apparaten.
Verantwoordelijkheid nemen
Ooit heeft iemand gezegd: ‘Ik ben mijn vijand tegengekomen, dat was ik namelijk zelf!’ Inderdaad, niet anderen, maar wij zelf zijn er regelmatig de oorzaak van dat dingen niet lukken. De eerste stap om uitstelgedrag te lijf te gaan is erkennen dat je besmet bent met het virus. De tweede is simpel actie ondernemen!
Dank Michel
