Ik ben BI-specialist geweest bij een van de grootste woningbouwcorporaties in Nederland. Toentertijd had deze corporatie 9 zelfstandige districten en één hoofdkantoor. Corporaties hadden de optie om huurderving als gevolg van leegstand te claimen bij de rijksoverheid. Natuurlijk waren er dan voorwaarden aan verbonden. Voor de rijksoverheid was er maar één woningbouwcorporatie. De negen districten bestonden niet voor de rijksoverheid. Dus moest het hoofdkantoor jaarlijks een claim indienen voor de negen districten.

En nu komt het.

Wat betekent huurderderving als gevolg van leegstand precies? Dit was een jaarlijks terugkerend vuurwerk. De verschillen tussen de districten waren groot. Daardoor waren de claims door de rijksoverheid al vele jaren afgewezen. Was dat dan zo erg? Ja omdat het in de miljoenen liep. Het onderling vertrouwen tussen centrale boekhouding en de districtsleiding, ook onderling, was onder het vriespunt gedaald.

Nu was ik formeel BI-specialist, en toen ook al had ik veel belangstelling voor en  ervaring met menselijke aspecten als ambitie, emoties, woede etc. Ik kreeg de vraag om dit uit te zoeken.

Als eerste heb ik een aantal interviews gedaan om na te gaan welke beelden er allemaal waren over de situatie die was ontstaan. De beerput ging open. Er kwam geen lijvige notitie uit, maar wel één waaruit bleek hoe groot het “onderlinge vertrouwen” was. Doel van de directeur bij de notitie was helder; iedereen moest inzien dat een oplossing onmogelijk was zolang het onderlinge wantrouwen niet als kernoorzaak werd erkend.

Dat heeft toch niets te maken met leegstand?

Nou en of. Wil je komen tot iets gemeenschappelijks, dan is vertrouwen essentieel. Wanneer mensen zich tekort gedaan voelen, niet gezien voelen, onderdrukt voelen et cetera dan kun je wel fluiten naar een oplossing.

Vertrouwen heeft alles te maken met emoties; woede, achterdocht. Dat zijn allemaal zaken die spelen in het lymbisch systeem. Juist die zaken zijn allesbepalend zijn voor besluiten en standpunten.

Dus alle pogingen om betere lijstjes op te stellen zijn vrijwel altijd verspilde tijd. Altijd is er wel iets aan te merken op zo’n lijstje. Zo’n lijstje maakt een beeld bij de lezer. Zodra dat beeld afwijkt van het zijne, dan gaat het al mis.

Om vertrouwen op te bouwen zijn we gestart met het creëren van geloofwaardigheid. Zorg dus voor een gezamenlijk beeld van het probleem. Dat was dus het wantrouwen. De angel daarin was natuurlijk geld. Ieder district wilde zoveel mogelijk leegstand als huurderving aan laten merken om die vergoed te krijgen via de jaarlijkse claim.

Gelukkig was er wetgeving. Daarin was een duidelijke definitie van leegstand. Omdat er wetgeving was, dwong dat de mensen om zich daarop te richten. De focus verschoof van geld (gederfde huurpenningen), naar de periode waarin geen huur was ontvangen. Het beeld veranderde!

Toen dat helder werd, werd ook de discussie anders. De districten en de boekhouding hadden een gemeenschappelijk beeld, dat gaf houvast, dat gaf focus.

Toen kwam het vervolg “Ja maar, en dit dan, hoe daar dan mee om te gaan, en hoezo moeten we ons daar aan houden, en …… “

Wat er feitelijk gebeurde was dat de diverse beelden die er waren aan diggelen gingen. De scherven waren de “ja, maar….” opmerkingen. Die heb ik toen verzameld.

Je kan op basis van criteria vaststellen of die er toe doen of niet. De bevindingen die ik toen heb gedaan heb ik eerst besproken met de districten. De districten hadden een angst dat de exploitatie verliesgevend werd. In mijn gesprekken met de districten ging ik bewust bezig met die angst. Ik ging helpen wettelijk toegestane argumenten te vinden om de “gaten” als gevolg van leegstand in de exploitatierekeningen te dichten.

Eind van het verhaal.

Door bewust om te gaan met emoties, ambities en belangen en die in lijn te brengen met de wetgeving, is een stevig resultaat tot stand gekomen. Alle niet toegekende claims zijn opnieuw berekend. Concrete onderlinge afspraken zijn gemaakt en op basis daarvan is er een duidelijk procedure beschreven. Iedereen was tevreden. En de claims? Die zijn boven verwachting alle grotendeels toegekend.