In elke stromende rivier zijn er stuwen. Stuwen zorgen voor de waterstand, zorgen dat het water niet te wild stroomt etc. Zo zijn er in elk proces ook van die stuwen, momenten waar je met je voorstel, de verandering ed besluiten moeten worden genomen, of mensen in de voor jou goede stand moeten komen. In die situaties kun je je onderscheiden of worden afgeserveerd. Je vindt in deze post tips waardoor jij je op die momenten kan onderscheiden.
1. De eerste live kennismaking
Nu heb je een opdracht om iets te doen in een organisatie. Je gaat met diverse mensen te maken krijgen. De meeste van hen ken je niet. Uiteraard wil je met ze kennismaken en daarvoor heb je telefonisch met die persoon een afspraak gemaakt. Wanneer je met iemand over de telefoon spreekt, vormt die persoon zich onwillekeurig een beeld over je. Deze allereerste persoonlijke kennismaking is cruciaal. Voldoe jij aan het plaatje dat de ander in zijn hoofd heeft? Valt het mee of valt het tegen? De volgende tips geef ik je mee:
Tip. Zorg dat je op tijd bent en er tiptop verzorgt uitziet. Volgens mij spreekt dat voor zich. Alleen ik geef ze niet de kost die dat onzin vinden. Eigenlijk kun je dan wel inpakken. Je maakt dan nl. de indruk dat hdie ander gaat denken dat die niet belangrijk is.
Tip. Vaak moet je ff wachten, want de persoon zit nog in een vergadering of zoiets. Blijf dan staan in het trapportaal, in de receptie, op de gang. Staan geeft een actieve indruk. Wanneer je in een stoel plaatsneemt en er komt dan iemand op je af, dan maak je een passieve indruk.
Tip. Treed je gesprekspartner met een glimlach tegemoet en kijk hem eventjes recht in de ogen. Geef een stevige hand. Zorg dat je handen droog zijn!
2. De gids of persoonlijke assistent
Het gebeurt vaak dat je iemand op een borrel ontmoet of op de voetbalvereniging etc. Je merkt dat die persoon iemand kent die voor jou in die organisatie van belang is. Besteed aandacht aan die persoon. Dat begint dus al op het voetbalveld waar je gaat kijken naar de wedstrijd van je zoontje!!! Voel je dat het belangrijk is dat je die persoon kent deel dan informatie. Negeer hem dus niet!!! Negatieve indrukken zijn sneller dan een lopend vuurtje verspreid! En maakt de kans kleiner dat je een gesprek met wel belangrijke mensen krijgt.
Tip. Knoop dus een gesprek aan, verdiep het enigszins, maak die persoon op dat voetbalveld belangrijk. Vraag om hulp. Dan is de kans groot dat jij hem tot jouw bondgenoot maakt.
Tip. Informeer de persoon bij de punt 1 bedoelde kennismaking de voetbalpersoon dat jij dat eerste gesprek hebt gehad. Bel hem ook ff dat het een goed gesprek is geweest en dat bijv. de organisatie prettig overkomt (ook al is dat misschien niet zo).
3. Het eerste gesprek met de beslisser
In grote organisaties spreek je de échte beslisser soms pas na inleidende gesprekken met degene die gebaat is bij jouw oplossing. Bijv. de werkvloer is gebaat bij de oplossing en dan praat je vaak met de senior-user. De eerste ontmoeting met de beslisser is een spannend moment. Jouw initiële gesprekspartner/senior user mag dan wel met je weglopen, maar als zijn baas het niet in je ziet zitten, kun je het verder wel schudden.
Tip. Bereid jezelf goed voor. Probeer eerst informatie over de beslisser te krijgen via jouw contactpersoon/senior user en raadpleeg LinkedIn. Vraag die senior user bijvoorbeeld:
– Hoe zou meneer [baas] er over denken?
– Wat vindt hij belangrijk? (het gaat dus om wat hij als mens in de rol van manager belangrijk vindt, net wat hij belangrijk BEHOORT te vinden. Sociaal wenselijk gedrag is niet van belang
– Wat zijn de belangrijkste doelstellingen voor hem (dus als mens) op dit moment?
Bedenk dat de baas vaak andere koopmotieven heeft dan de senior user. De senior user heeft het belang van zijn afdeling op zijn netvlies gebrand. De baas heeft meestal het algemene belang van de onderneming voor zijn persoonlijke/menselijke ogen. Bazen zijn vooral geïnteresseerd in de vraag:
‘Wat levert deze investering ons en mij uiteindelijk op?’
4. De presentatie van je voorstel
Een presentatie aan een groep mensen is lastig. Het vervelende is dat er soms maar één persoon voor nodig is om je de voet dwars te zetten.
Tip. Treed op als een soort gespreksleider. Besteed voldoende aandacht aan alle leden van de groep. Ga serieus in op alles wat gezegd wordt. GA NOOIT IN de vechtstand. Stel regelmatig vragen. Hiermee lok je discussies uit tussen de leden van de groep onderling en krijg je vervolgens een gevoel voor wie er écht toe doet en wie niet.
5. Perfecte vervolg
De besluiten zijn genomen. Je voorstel is aangenomen. Feitelijk is dat pas het begin voor wat er in de organisatie gaat gebeuren. Het voorstel van jou heeft een belofte in zich. Jij bent de vertolker van een en ander. Maak jij die belofte waar? Krijgt de organisatie wel voldoende waar voor zijn geld? Tot het moment van de invoering in het dagelijks werk van de mensen, neemt zijn onzekerheid eerder toe dan af. Dus komt het er op aan jhe belofte waar te maken en het liefst de verwachtingen te overtreffen. Tip. Blijf betrokken bij de invoering van het voorstel in het dagelijks werk van de organisatie. Hierdoor kom je straks ook in de ideale positie om de senior user en de beslisser te vragen voor jouw referent te zijn. Goede referenties in bijv. LinkedIn zijn bepaald nooit weg!
