In welke werkomgeving dan ook, altijd heb je te maken met mensen die belang hebben bij jouw werk en de resultaten ervan. Het is dan belangrijk inzicht te krijgen wie die belanghebbenden zijn, wat hun interesses zijn in jouw werk, welke mening, oordelen ze daar van hebben (want dat zijn dan kansen of bedreigingen voor je) en eventueel de acties die je uit voert om daar rekening mee te houden. Wat erg belangrijk is om inzicht te hebben in die belanghebbenden is, dat die mens of organisatie jouw werk kan beïnvloeden of via via jouw kan beïnvloeden. Belanghebbenden kunnen zijn, de geldschieters, de manager met de zak met geld, diverse managers, uitvoerenden van andere afdelingen, collega’s, teamleden, opdrachtgever, stuurgroepen en ga zo maar door. Ga er maar vanuit dat wanneer je in staat bent die belanghebbenden aan jouw kant te krijgen dat daarmee hde kans op een succesvolle afronding van je werk vrijwel gegarandeerd is.
Belangrijk uitgangspunt om inzicht te krijgen in de situatie met belanghebbenden is het volgende. In wel werk dan ook, altijd is er sprake van uitvoerenden en managers. Er is een belangrijke wetmatigheid om met werk-doen succes te hebben. Die wetmatigheid is dat een stuk werk pas succes zal hebben wanneer de regels, wetten van de uitvoerenden van dat werk zijn opgenomen en leidend zijn in de wetten, regels etc van het management. Concreet: wanneer de uitvoerenden zeggen “dat wat we nu moeten doen, zien we niet zitten, of doen we al lang” dan kan de managers nog zoveel willen, het gebeurt gewoon niet.
Oh ja, Uitvoerenden wordt regelmatig gevraagd ideeën etc in te brengen. Na verloop van tijd wordt door het management aangegeven dat ze daarnaar hebben gekeken. En dat ze hebben besloten het mee te nemen (en dat zonder nadere verklaring). Dat is een voorbeeld hoe de wetmatigheid NIET wordt toegepast.
Dus wil je inzicht in de situatie van belanghebbenden, wees er dan zeker van dat deze wet in jouw werk is toegepast.
Ga vervolgens via interviews na wie belanghebbenden zijn. Maak rondom het werk wat gedaan moet worden een contactintensiteitsdiagram. Dat is een diagram waar iedere belanghebbende een lijntje heeft naar dat stuk werk. Belangrijk is dan wat de reden is dat er een lijntje. Dan is vervolgens ook de vraag hoe vaal er contact is, hoe belangrijk dat contact is. Met wie die belanghebbende ook contact heeft over dat werk.
Heb je zo’n diagram, hanteer dat bij elk gesprek dat je hebt en onderhoudt dat diagram na ieder gesprek dat je hebt.
Dat is een begin. Dan is het nu tijd om erachter te komen hoe je die belanghebbenden kan beïnvloeden om het werk waar jij verantwoordelijk voor bent, met succes af te ronden. Hierna een aantal gedachtespinsels om na te gaan wat bij het beïnvloeden belangrijk is.
Zoek binnen de belanghebbenden altijd naar de meest interessante, trouwste, en vooral die die de meeste waardevolle inbreng hebben.
- Vergroot dan het aantal belanghebbenden dat echte waardevolle inbreng heeft.
Welk werk je ook doet, het zijn juist die belanghebbenden die je helpen om jouw werk tot een succes te maken. Ga eigenlijk niet naar die ene afzonderlijke belanghebbenden die niets inbrengt. Benader wel een belanghebbende die met andere belanghebbenden ook een lijntje heeft. Kies voor belanghebbenden die veel baat hebben bij jouw werk, dan wel die met jouw werk kunnen scoren!
2. De key-belanghebbende
Uit je onderzoek en je diagram kun je direct afleiden welke key-spelers er zijn bij de belanghebbenden. Het advies is, om daar direct duidelijke afspraken mee te maken. Zorg dat ze je goed gezind zijn. Wees wel duidelijk. Het gaat om het werk, niet om hen tevreden te stellen. Zij zijn koning, alleen zij moeten zich wel als koning gedragen Ook als ze niet direct kunnen bijdragen, kunnen ze je wel helpen aan informatie hoe anderen beïnvloed kunnen worden.
3. Vergroten invloed.
Steek veel energie in belanghebbenden die in je diagram zitten en ook veel invloed hebben.. Ook hierbij gaat de 80/20-regel vaak op. 20% van de belanghebbenden, vergroten voor 80% de kans op succes met je werk. Zorg dat je dat soort belanghebbenden vindt, bijvoorbeeld door ze te benaderen om mee te werken aan inhoudelijke discussies over het werk, of tussenrapportages eerst aan hen voor te leggen voordat je de rapportage zend aan de stuurgroep.
4. Buiten jouw werkgebied
Jouw werkgebied is onderdeel van een veel groter geheel, de business-unit bijvoorbeeld of de gehele organisatie, of de keten van leverancier en klant. Van wie kan je wat leren? Zijn er in die gebieden mensen die wellicht mensen kennen uit jouw diagram. Kunnen die mensen uit die andere werkgebieden jouw helpen, met bijvoorbeeld het beïnvloeden van jouw belanghebbenden?
5. Walk your talk
Ik ben best wel eens de fout ingegaan met het volgende. Ik vroeg de belanghebbenden dan of ze mij willen steunen. Dan kreeg ik regelmatig een bevestigend antwoord. Dan komt het. Hoe betrouwbaar is dat antwoord. Daarom is dat onderzoek naar de aard van de belanghebbenden zo belangrijk. Zo heb ik ook regelmatig ervaren dat ik van anderen dusdanige berichten kreeg dat al die instemming maar een wassen neus was. De crux is dus kijk niet naar wat mensen zeggen wat ze willen. Kijk naar wat ze écht dóen. Doen ze met raad en daad echt mee.
Uiteindelijk doel van het managen van je belanghebbenden is, om ze ambassadeur te maken van je werk. Je wilt uiteindelijk dat ze zo enthousiast worden over je werk, dat ze iedereen erover gaan vertellen. Dat is de beste reclame die je maar kunt wensen. En om een succes te maken van je werk
