Doe eens de volgende oefening. Vraag je collega-manager nu eens “Wat is volgens jou de grote fout bij de uitvoering van projecten”. Grote kans dat je als antwoord krijgt dat er te weinig aandacht is voor de mensen die het moeten doen. Vervolgens weet jouw collega ook wel wat je zou kunnen doen om een en ander te voorkomen of te herstellen. Vraag tenslotte eens het volgende: als je nu weet wat het probleem is, als je weet wat de oplossing is, wat is dan de reden dat je het niet doet!
Vaak is dan het antwoord: ik heb de focus om iets nieuws te doen verloren. De waan van de dag, andere prioriteiten etc etc zijn vaak de redenen.
Wat dan te doen. Ook ik heb soms last van die vervaging. Ik heb baat gehad met de volgende tips.
- Ik wil iets echt veranderen. Als dat niet zo is, begin er dan niet aan.
- Bedenk wat u wilt veranderen. Zet het om in heel concrete acties, die u kunt doen. Maak de acties klein. Zet dan binnen 24 uur de eerste stappen en evalueer elke dag wat het effect is op uzelf en anderen. Koppel daarbij groot plezier aan dit nieuwe gedrag en pijn aan uw oude gedrag. Bijvoorbeeld: beloon uzelf telkens als u het gedaan hebt. Schakel uw omgeving in als backbone om u te supporten. Zorg dat het een routine wordt waar u niet meer over na hoeft te denken.
- Breng uw meest belangrijke projecten in kaart. Plan op basis daarvan uw dagtaken. Zorg dat al uw taken op 1 lijst binnenkomen. Maak deze lijst met taken zo kort mogelijk. Elimineer dus regelmatig en versimpel uw werkproces. Een te lange lijst geeft te veel nadenkwerk.
- Raadpleeg voor elke interruptie altijd eerst uw agenda. U deelt uw werkweek in rondom uw 4-6 belangrijkste projecten (de grote keien). Op basis daarvan bepaalt u welke taken u daar dagelijks voor dient uit te voeren. De 2-3 belangrijkste dagtaken (uw keien) plant u aan het begin van de dag en u zorgt dat u deze zo veel mogelijk ongestoord kunt afwerken. Telkens als er iets langskomt, dan scant u dit eerst: doe ik het wel, niet, later. U raadpleegt eerst uw agenda en dan bepaal u bewust wat u ermee wilt doen. Op het midden van de dag plant u 20 minuten om te kijken of u nog op koers zit. Aan het einde van de dag evalueert u uw succes en u herschikt/ plant u agenda voor de volgende werkdag.
- Blijf bij introduceren van een nieuwe routine iets dichter bij uzelf en vorm rondom uw huidige routine stapje voor stapje een nieuwe werkwijze. Evalueer het succes, finetune en pas als de ene vaardigheid geïmplementeerd is als 2e natuur, dan introduceert u een nieuwe routine. Ben u een sprinkhaan? Deel uw werk dan op in korte blokken (25 minuten) van dezelfde activiteit, neem een korte pauze, ga dan of verder met uw taak of pak een nieuwe taak. Bent u perfectionistisch? Stel tijdlimieten in en schat van tevoren in hoeveel tijd u nodig hebt en wat het niveau is dat u werkelijk dient te behalen. U hoeft namelijk niet altijd een tien te scoren. Maar op de momenten die er toe doen, dan schakelt u uw perfectionisme weldegelijk aan.
Hoe vervaging van focus te voorkomen. Voor mijzelf heb ik wat stappen op een rijtje gezet. Wellicht helpen die jou ook?
- Bepaal vooraf aan bijv. je werkweek bewust jouw 4-6 werkelijk belangrijke projecten. Zelf pak ik er meestal 3 en dan moet ik nog mn best doen om die af te krijgen in die week.
- Op basis daarvan bepaal je welke 2-3 taken je verplicht per dag dient uit te voeren om succesvol te zijn. U plant deze aan het begin van uw werkdag. Je werkt dus in werkperiodes waarin je maar focust op 1 ding.
- Stel een tijdslimiet in,
- informeer jouw omgeving dat je absoluut niet gestoord mag worden en stop pas als de tijd om is of u uw taak (binnen de tijd) af hebt. U kunt zichzelf aanleren een timer neer te leggen.
- Op het moment dat de timer afgaat, mag u zich weer op iets anders focussen.
- Het principe hierachter is dat je door deze aanpak aandacht leert te geven aan de 20% van uw taken die u 80% rendement gaan opleveren.
- Probeer deze projecten te koppelen aan zowel uw persoonlijke doelstellingen als ook aan de organisatie- / teamdoelstellingen.
- Jouw werk wordt dan veel zinvoller. In plaats van de hele dag achter urgente/ niet belangrijke dingen te rennen, doet jij wat werkelijk belangrijk is voor jou en jouw omgeving.
- We komen dan automatisch weer uit bij bezield werken. En ik geloof dat elke mens daar blij van wordt.
