Ieder van ons heeft wel eens last van uitstelgedrag. Werk belandt op stapels. Steeds opnieuw moeten we bekijken wat we er dan mee gaan doen. Dat maakt onrustig, want we moeten nog zoveel. Er zit maar één ding op: discipline.

Stapels post, papieren en notities

U kent ze wel: mensen die van hun bureau een geweldige puinzooi maken. Op en rond hun bureau liggen stapels met post, ‘nog-doen-lijstjes’, talloze aantekeningen, artikelen en dossiers. Deze types zijn een plaag voor zichzelf en anderen.

Anderen? Ja, want als die het dossier van een klant zoeken en het dossier ligt niet op de plaats waar het hoort, dan verstoren ze daarmee het werk van anderen. Ik ken talloze voorbeelden waar ikzelf de mist in gegaan ben. Jij ook? En wat let je jou leermoment te delen

Voor zichzelf? Ja ook voor zichzelf. Chaos om je heen betekent vrijwel automatisch chaos in je hoofd. Een opgeruimde werkplek creëert orde en rust.

Direct aanpakken

Het oude gezegde “stel niet uit tot morgen wat u vandaag kunt doen” is nog steeds waar. Pak zaken direct aan. Laat post slechts één keer door uw handen gaan en besluit meteen wat u er mee gaat doen. Verdeel deze zaken over één van de vier categorieën:

belangrijk/urgent => direct doen

belangrijk/niet urgent => plannen en gespreid doen

onbelangrijk/urgent => eventueel doen na de belangrijke en urgente zaken

onbelangrijk/niet urgent => in de prullenbak deponeren

Belangrijk, dat staat centraal. Immers, dat heeft weer te maken met dat wat in jouzelf gaande is. Zo ben ik er heel goed in om meerdere dingen tegelijk te doen. Wel is het zo dat hetgeen waarmee ik bezig ben, ook eerst “af” moet zijn, voordat ik de volgende activiteit oppak. Door deze discipline in mijn werk aan te brengen heb ik gemerkt dat ik veel meer resultaat bereik, dan wanneer ik die discipline niet toepas. dan komen belangrijke en urgente zaken beide aan de orde.

Systeem aanbrengen

Maak van telkens weer terugkomende zaken een systeem en als dat kan, automatiseer dat. Zo heb een set met hangmappen gemaakt. Elke map heeft een nummer gekregen van 1 tot en met 31. Deze nummers representeren de dagen van de maand. Het enige wat ik hoef te doen is elke dag de map met de juiste datum te pakken en ik weet wat me te doen staat. In mijn computer heb ik al de contacten die in mijn adreslijst staan van outlook een individueel bestand. Alle informatie die ik van hen verzamel breng ik daar onder.

De juiste tijd

Bekijk eens voor uzelf wat je meest productieve uren zijn. Wanneer word je het minst gestoord? En wanneer he je de meeste zin in werken? Reserveer deze tijden voor belangrijke taken. Een stevige klus waar ik een paar uur mee bezig ben, doe ik bij voorkeur ’s-middags, met eventueel een uitloop naar de avond. Daar moet je ’s-morgens bij mij niet mee aankomen.

Werk met één agenda

Privé en zakelijke agenda’s zijn vaak gescheiden. Geeft zoveel genoegen om iemand de volgende dag te moeten bellen om die afspraak die zo lastig te maken was om die af te zeggen, omdat de school van de kinderen op dat tijdstip belangrijker is. Ja toch? of niet?

Meerdere agenda’s tegelijk beheren is vragen om moeilijkheden. U moet ze steeds weer met elkaar vergelijken. Vroeg of laat gaat het fout. Vat dus alles samen in één overzichtelijke agenda. Dit is natuurlijk ook de agenda die u meeneemt naar uw afspraken!

Verantwoordelijkheid nemen

Ooit heeft iemand gezegd: “Ik ben mijn vijand tegen gekomen, dat was ik namelijk zelf!” Inderdaad, niet anderen, maar wij zelf zijn er regelmatig de oorzaak van dat dingen niet lukken. De eerste stap om uitstelgedrag te lijf te gaan is erkennen dat u besmet bent met het virus. De tweede is simpel actie ondernemen!

Zo wat tips om uitstelgedrag te lijf te gaan. Heb jij ook en tip? Deel die dan. We zien ze graag.

Dank: Hoetmer